ORGANISASI SEBAGAI SEBUAH SISTEM
Definisi sederhana dari organisasi adalah suatu kelompok orang
yang mempunyai
tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang, jasa,
uang, pengetahuan
dan lain – lain. Tujuan disini dapat di definisikan sebagai
output, dan untuk menjadi output
di perlukan input. Input dapat berupa raw material, sumber daya
manusia, uang, informasi
dan lain – lain. Sistem sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu
kesatuan yang terdiri
komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan
aliran informasi,
materi atau energi.
Di dalam organisasi terjadi konversi dari input menjadi output dan
di perlukan
banyak proses yang saling berhubungan dari fungsi-fungsi struktural
yang ada sebagai
contoh RND, Produksi, Accounting, Marketing, IT dan lain -lain.
Proses berjalan sampai
menjadi output dan akan di dapat data yang di hasilkan selama
berjalan. Diharapkan data
dapat diolah menjadi informasi dan di kembalikan kembali ke setiap
fungsi departemen
dimana akan di gunakan untuk mengukur kinerja, kontrol dan untuk
pendukung dari
pengambilan keputusan. Ratusan atau ribuan proses ini saling
berhubungan dan bekerja
sama dapat kita namakan dengan istilah business process. Business
process akan
berkembang terus sejalan dengan berkembangnya organisasi.
Organisasi bukan sekedar shared vision, strategy, structure,
system, style, staff and
skills. Organisasi bisa dilihat sebagai sistem sosial, ini cara
paling pas melihat organisasi dari
perspektif lebih lebar. Inilah cara menterjemahkan “patterns” dan
“events”. Pada masa lalu,
kita melihat organisasi hanya fokus pada bagian-bagian tertentu.
Bila sebuah departemen
bekerja bagus sendiri dan tak terkoneksi dengan departemen
lainnya, akibatnya organisasi
akan menderita.
Saat ini, banyak manajer mengakui begitu banyaknya bagian dalam
organisasi,
khususnya keterkaitan antar bagian seperti koordinasi antara pusat
dan daerah, mandor dan
buruh dan lain-lain. Para manajer saat ini lebih peduli pada apa
yang bekerja di dalam
organisasi dan feedback. Jadi, bila ada persoalan dalam
organisasi, manajer tidak serta
merta fokus pada persoalan yang dilaporkan, melainkan melihat pola
keterkaitan yang lebih
besar. Manajer lebih fokus pada hasil yang ingin dicapai
organisasi. Caranya, manajer lebih
fokus pada struktur yang bisa menciptakan perilaku yang
mempengaruhi tindakan –
dibandingkan reaktif pada tindakan-tindakan yang selalu berulang
sejak masa lalu.
* Teori Sistem dan Berfikir Sistem
Salah satu terobosan penting dalam melihat dunia yang kompleks
adalah
teori sistem. Aplikasi teori ini dikenal sebagai analisis sistem.
Salah satu alat bantu
analisis sistem adalah berfikir sistem. Secara awam, berfikir
sistem adalah sebuah
cara membantu seseorang melihat dunia — termasuk organisasi — dari
perspektif
yang luas termasuk struktur, pola dan tindakan dibandingkan
melihat tindakan
secara khusus. Cara pandang yang luas membantu menemukenali
isu-isu yang
mendasar dan tahu cara paling jitu mengatasinya.
*Karakter Sistem
Perilaku keseluruhan sistem bergantung pada keseluruhan struktur
bukan
penjumlahan dari bagian-bagiannya. Struktur menentukan perilaku
yang bermacammacam,
dan pada gilirannya menentukan berbagai kegiatan. Kerapkali, kita
hanya
melihat dan menanggapi tindakan-tindakan. Inilah tindakan-tindakan
yang
reaksioner. Kita lupa pada skema-skema yang lebih besar.
Seringkali di dalam organisasi, kita berfikir bisa memecah belah
sistem dan
hanya merespon bagian-bagian di dalam sistem atau memilah
bagian-bagian dari
sebuah topik. Teori sistem mengingatkan kita bila Anda mencincang
sebuah gajah,
maka Anda tak mendapatkan segerombolan gajah-gajah kecil.
Sistem memiliki batas maksimum. Bila kita mencoba menciptakan
sistem
yang lebih besar, maka sistem itu akan memecah diri untuk mencapai
kestabilan
baru. Terlalu sering di dalam organisasi, kita selalu mencoba
tumbuh dan membesar
– sampai batas sistemnya. Pada titik ini, kita lagi-lagi hanya
melihat tindakan, bukan
perilaku, kebiasaan atau struktur yang mempengaruhinya. Jadi kita
hanya berfikir
jangka pendek dan selalu menciptakan problem baru.
Ciri sistem yang lain yaitu sistem cenderung mencari keseimbangan
di
lingkungannya. Sistem yang tidak berinteraksi dengan
lingkungannya, cenderung
cepat mencapai batasnya seperti feedback dari client atau
pelanggan.
Relasi sirkular hidup antara keseluruhan sistem dan
bagian-bagiannya. Coba
perhatikan sebuah organisasi biasanya selalu mengalami problem
yang sama dan
terus berulang. Problem senantiasa melingkar di dalam organisasi.
Dan pada
gilirannya, anggota organisasi bisa menemu-kenali pola berulang
tapi tidak bisa
menemukan si siklusnya sendiri. Bila kita bisa menemukan siklus
dan sirkularnya, kita
bisa melakukan intervensi yang sistemik.
v ORGANISASI SEBAGAI SISTEM SOSIAL
Seperti telah dibahas sebelumnya, bahwa pengertian organisasi
adalah suatu
kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan
hasil yang berupa
barang, jasa, uang, pengetahuan dan lain – lain. Sedangkan
pengertian dari sosial adalah
manusia yang berkaitan dengan masyarakat dan para
anggotanya(dikutip dari
W3dictionary). Dengan demikian system sosial merupakan orang-orang
dalam masyarakat
dianggap sebagai sistem yang disusun oleh karakteristik dari suatu
pola hubungan dimana
sistem tersebut bekerja untuk mewujudkan keinginannya. Beberapa
hal yang
menggambarkan organisasi sebagai system social antara lain dengan
adanya organisasi
social dan organisasi social.
Perilaku organisasi adalah telaah dan penerapan pengetahuan
tentang bagaimana
orang bertindak di dalam organisasi. Dengan demikian dalam
kaitannya dengan organisasi
sebagai sistem sosial maka kajian perilaku organisasi mencakup
berbagai aspek seperti :
publik, bisnis, sosial dll. Sebagai contoh PSSI (Persatuan
Sepakbola Seluruh Indonesia)
sebagai organisasi yang bergerak dibidang olahraga sepakbola tidak
hanya terpaku pada
satu aspek kajian yaitu sepakbola. Bidang – bidang lain juga harus
dikaji untuk memajukan
organisasi dan mencapai tujuannya memajukan sepakbola Indonesia.
Aspek yang dikaji
antara lain aspek bisnis, publik dll. Mungkin anda bertanya,”Apa
kaitan sepakbola dengan
bisnis?”. Pada Zaman sekarang ini olahraga khususnya sepakbola
memiliki kaitan dengan
aspek bisnis contohnya hak siar televise, iklan sponsor yang dapat
menghasilkan income.
Kemudian apa hubungannya dengan social? Dalam aspek bisnis,
masyarakat merupakan
pasar. Sedangkan dalam bidang olahraga masyarakat adalah factor
pendukung dimana
masyarakat itu sendiri adalah bagian dari social.
Berdasarkan contoh di atas, kita tahu bahwa hampir semua pekerjaan
dilakukan
dalam lingkup sosial. Begitupula dengan organisasi, organisasi
akan berjalan dengan baik
jika diaturr dengan sistem yang baik sehingga cakupan sosial
didalamnya dapat bekerja
sesuai pakem yang telah diatur dalam suatu sistem. Cakupan social
yang dimaksud adalah
pekerjaan, komunikasi serta koordinasi yang dilakukan dalam
organisasi tersebut untuk
mencapai tujuan bersama.
Faktor faktor Organisasi antara lain(menurut John Willey)
- Manusia
- Teknologi yang digunakan
- Tugas/ kerja
- Budaya organisasi
Manusia merupakan salah satu factor penting dalam organisasi.
Manusia itu sendiri
merupakan makhluk social. Dan dalam organisasi manusia bekerja
tidak sendiri, maka
manusia melakukan komunikasi serta koordinasi dalam bekerja.
Dengan demikian aspek
social tidak dapat dipisahkan dari organisasi. Dan dapat dikatakan
juda bahwa Sistem social
itu juga merupakan organisasi dan sebaliknya.
v RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE
A. Sifat dan maksud organisasi dan metode
Sebelum membahas apa saja yang termasuk dalam ruang lingkup
organisasi
metode, kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud
organisasi metode.
Karena ruang lingkup organisasi metode akan menyangkut efisiensi
prosedur tata
cara kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi fungsi
menejemen. Sedangkan
pengertian organisasi dan metode, antara manajemen , organisasi,
dan tata cara
kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, artinya
kalau tata cara
kerjanya sudah efisien maka diharpkan kegiatan pelaksanaan fungsi
fungsi
manajemen dalam organisasi akan berjalan lancar. Jadi dalam hal
ini sifat dan
maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan
administrasi
yang berusaha memajukan tata cara kerja yang dipegunakan untuk
pencapaian
efisiensi yang maksimal pada organisasi tersebut.
B. Pengertian efisien
Efisien adalah perbandingan terbalik atau rasionalitas antara
hasil yang
diperoleh ata output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber
daya dan waktu
yang akan digunakan.
Jika dirumuskan :
Efisien = output
input
Efisien harus diperhatikan benar benar karena merupakan syarat dan
tujuan
pada pelaksanaan kerja, sehingga organisasi dan metode sebagai
bantuan secara
teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen bisa
memanfaatkan
sumber sumber yang tersedia secara maksimal.
· Syarat pencapaian efisien dalam organisasi dan metode adalah
:
1. Pencapaian target haruslah berhasil guna, maksudnya target sesuai
dengan
waktu yang telah di tetapkan, tetapi mutu
dari hasil kerja tersebut juga harus
diperhatikan.
2. Ekonomis artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna)
penggunaan
sumber daya (biaya, tenaga, material,
peralatan, dan waktu) digunakan setepat
tepatnya.
3. Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan
4. Harus benar benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena
adanya
keterbatasan kemampuan perseoranga.
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, artinya antara
wewenang dan
tanggung jawab yang dibebankan harus
seimbang.
6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat
dilaksanakan. Hal ini
untuk mencerminkan bahwa organisasi dan
metode adalah kegiatan yang praktis
maka targetnya adalah efektif dan
ekonomis, pelaksanaan kerja dapat
dipertanggung jawabkan, serta pelayanan
yang memuaskan.
· Cara peningkatan efisiensi kerja :
1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara
tepat
2. Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang
tepat
3. Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi
sebagai alat pencapai tujuan yang setepat
tepatnya.
4. Pengarahan dan dinamika organisasi
dilakukan untuk pengembangan dan
kemajuan yang berkesinambungan.
v Ruang lingkup organisasi dan metode
Dengan melihat maksud dan sifat organisasi
dan metode merupakan
pelayanan bagi manajer dan addministrasi
dalam melaksanakan fungsi manajemen
maka organisasi dan metode merupakan
bantuan teknis dan praktis dalam
pelaksanaan teori teori organisasi dan
manajemen dengan setepat tepatnya.
Maka dari sifat dan maksud organisasi dan
metode dapat dipahami ruang
lingkupnya adalah hal hal yang menyangkut
bidang bidang khusus dari organisasi
dan manajemen yang detail dan luas scope
nya.
· Kegiatan kegiatan yang termasuk kedalam scope organisasi dan
metode adalah :
1. Analisis organisasi (organization analysis)
2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization)
3. Tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods,
procedure and
systems)
4. Pentingnya filing dari segi organisasi dan metode
5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record
retention and
schedule)
6. Pentingnya formulir dari segi organisasi dan metode
7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine)
8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment)
9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruang
kerja (ofiice
layout and space planning)
10. Pentingnya penulisan laporan dalam organisasi dan metode
11. Pentingnya buku pedoman kerja
12. Pentingnya organisasi dan metode anggaran belanja
13. Analisis kepegawaian
14. Pentingnya penyederhanaan kerja
15. Organisasi unit dalam organisasi dan metode
16. Kesimpulan akhir (final conclusion)
Sesuai dengan perinsip perinsip dalam organisasi dan metode maka
pembahasan dalam bidang bidang tersebut akan dititik beratkan pada
pembahasan
tentang sistem, prosedur dan tata cara kerjanya dalam kaitannya
dengan asas
efisiensi. Oleh karena itu adanya sistem, prosedur dan tata cara
kerja yang tepat
akan memungkinkan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen yang
dilakukan top
manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber sumber daya
(alam,
manusia) maupun penggunaan waktu yang tersedia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar