soft skill: tugas 2

TUGAS ke-2

1. Proses Perencanaan

2. Proses perencanaan atau planning adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang dimanajemeni maupun usaha-usahanya.

3. Proses perencanaan dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis menjadi rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsi personalia. Bagaimana pun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa. Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu.

Karakter atau Pendekatan Dasar Proses Perencanaan

Dari atas ke bawah (top-down). Pendekatan ini mendesak bagian bawah bekerja sesuai kemauan atasan di dalam perencanaan tanpa memedulikan situasi nyata bagian bawah. Waktu perencanaan bisa sangat pendek, tetapi ada banyak hal yang terlewatkan karena sempitnya forum informasi dan komunikasi. Biasanya menimbulkan kepatuhan yang terpaksa namun untuk sementara waktu efektif.

Dari bawah ke atas (bottom-up). Pendekatan ini merupakan upaya melibatkan semua pihak sejak awal, sehingga setiap keputusan yang diambil dalam perencanaan adalah keputusan mereka bersama, dan mendorong keterlibatan dan komitmen sepenuhnya untuk melaksanakannya. Kelemahannya memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk perencanaan. Diperlukan pengembangan budaya perusahaan yang sesuai.

Unsur-unsur Proses Perencanaan

Beberapa unsur di bawah ini terdapat dalam proses perencanaan manapun, kendati lingkup dan metodenya berbeda. Bisa luas, bisa kecil. Bisa kompleks, bisa sederhana. Walau demikian baik jika dikenali dengan lebih jelas.

Audit Situasi

Audit situasi dilaksanakan dengan memeriksa data prestasi beberapa masa yang lalu. Prinsipnya adalah untuk mendapatkan informasi pengenalan diri sendiri saat ini di sini dengan segala dimensinya: apa, siapa, mengapa, untuk apa, di mana, bagaimana, berapa? Mendaftar berbagai aspek kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) internal yang diketahui.

Selanjutnya teknik forecasting secara statistik biasanya digunakan untuk melihat ekstapolasi kecenderungan data ke masa depan dalam situasi konstan seperti pada masa lalu. Tetapi situasi tidak akan tetap sama karena adanya perubahan. Perubahan-perubahan masa depan diantisipasi dengan berbagai teknik riset masa depan.

Riset Masa Depan

Adalah usaha untuk memperkirakan situasi lingkungan eksternal masa depan yang akan dihadapi. Tujuan riset masa depan (future research) adalah mengenali dan mempertimbangkan dampak dari kecenderungan perkembangan faktor-faktor dalam ekonomi makro, bidang industri atau jasa, politik, perubahan sosial, teknologi, budaya dan gaya hidup masyarakat, keamanan dan lain sebagainya, apakah positif ataukah negatif. Juga diperkirakan situasi persaingan. Apa yang akan dikerjakan pemain dan pesaing lama? Berapa banyak pemain dan pesaing baru akan terjun di lapangan (pasar)? Dampak positif berarti peluang (opportunities) bagi pengembangan karya yang perlu ditangkap dan dimanfaatkan. Dampak negatif berarti ancaman (threats), hambatan atau kendala bagi kemajuan. Maka perlu diatasi.

Asumsi-asumsi

Gabungan audit situasi (internal) dan riset masa depan (eksternal) yang dipadukan dengan melakukan metode Analisis SWOT menghasilkan asumsi-asumsi atau pengandaian situasi atas berbagai faktor variabel. Data basis yang diperoleh di sini seolah-olah siap memberi penjelasan pada setiap pertanyaan: mengapa.

Visi

Visi adalah proyeksi gambaran diri pada masa depan dengan segala dimensinya berdasarkan data realitas sekarang, dan berbagai kecenderungan baik internal maupun eksternal. Visi bisa dikatakan impian berdasarkan kenyataan. Bukan gambaran yang muluk-muluk tanpa dasar. Di sini ditampung data verbal mengenai nilai-nilai, harapan dan aspirasi setelah paparan situasi sekarang dan kecenderungan masa depan. Mau jadi apa dan bagaimana ke depan? Visi menjadi pengikat komunitas jika merupakan visi bersama, yang dibentuk secara bersama-sama.

Tujuan, Sasaran, Target

Untuk mewujudkan Visi kemudian secara terasering (cascade) menurut kedudukan dalam sistem dilaksanakan penjabaran apa yang hendak dicapai menjadi ketentuan tujuan, sasaran dan target yang terukur dalam kurun waktu tertentu. Biasanya untuk perumusan tujuan, sasaran dan target digunakan prinsip SMART: apakah pernyataan tujuan, sasaran, target sudah Spesifik-sistematik, Measurable, Attainable, Realistic, dan Time-framed?

Policy atau kebijakan

Perumusan policy atau kebijakan dasar dimaksudkan sebagai garis pedoman mengenai apa yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan, sasaran, target. Ini memberi warna dasar pada semua rencana usaha, misalnya orientasi pada kepuasan konsumen yang harus dipertimbangkan di dalam semua rencana strategi dan taktis.

Rencana Strategi

Garis besar ketentuan mengenai bidang-bidang utama mengenai pengembangan bisnis dan organisasi, pembaruan dan pengembangan produk, strategi persaingan dan pemasaran, strategi keuangan, strategi investasi prasarana dan sarana, strategi produksi dan strategi sumber daya manusia.

Keunggulan Strategis

Perencanaan yang dengan jelas merumuskan hal-hal berikut dikatakan sudah mempunyai potensi keunggulan strategis:

Visi

Strategi

Taktik

Implementasi

Operasi

(Kenneth Primozic, Edward Primozic dan Joe Leben (1991): Strategic Choices: Supremacy, Survival or Sayonara. McGrawHill).

Pemikiran strategis haruslah merupakan suatu daur berkesinambungan. Daur itu dimulai dengan pembentukan visi organisasi, berlanjut dengan penentuan strategi (yaitu tujuan dan garis besar usaha untuk mewujudkannya) yang menentukan bagaimana visi digunakan untuk membimbing semua usaha dan karya organisi, kemudian dijabarkan menjadi pelbagai taktik yang tepat dalam mengaplikasikan strategi, mengarah pada langkah-langkah implementasi taktik serta tindakan operasional yang harus dilaksanakan dari hari ke hari dalam organisasi. Tak ada tangga yang boleh dilewatkan di dalam pemikiran dan perumusan semua itu di dalam daur perencanaan yang berkesinambungan.

Komitmen Pada Rencana

Edward Deming terutama mengajarkan "Constancy of purpose" atau kesetiaan pada maksud dan tujuan yang hendak dicapai, serta "continuous improvement" artinya perbaikan berkesinambungan atas pelbagai proses kerja.

Ahli yang lain menegaskan keterlibatan, konsistensi, sikap konsekuen.

Peninjauan Ulang Rencana-rencana

Situasi bisa menyebabkan perubahan bahkan pembongkaran rencana dan memutar daur proses perencanaan berikutnya. Untuk itu diperlukan kepekaan pada situasi dan dampaknya (sensibilitas) dengan selalu mengadakan audit situasi dalam kurun tertentu (kuartal atau semester) dan fleksibilitas dalam arti kesediaan untuk berubah di setiap jajaran.

http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_perencanaan

- Pengertian Perencanaan

Pengertian Perencanaan adalah cara berpikir mengenai persoalan-persoalan sosial dan ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang, berkembang dengan hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan mengusahakan kebijakan dan program.

Beberapa ahli lain merumuskan perencanaan sebagai mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu yang akan datang. Definisi lain dari perencanaan adalah pemikiran hari depan, perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu prosedur yang formal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk keputusan menurut sistem yang terintegrasi.

Menurut Wilson, Pengertian Perencanaan merupakan salah satu proses lain, atau merubah suatu keadaan untuk mencapai maksud yang dituju oleh perencanaan atau oleh orang/badan yang di wakili oleh perencanaan itu. Perencanaan itu meliputi : Analisis, kebijakan dan rancangan.

Ciri-ciri pokok dari perencanaan umum mencakup serangkaian tindakan berurutan yang ditujukan pada pemecahan persoalan-persoalan di masa datang dan semua perencanaan mencakup suatu proses yang berurutan yang dapat di wujudkan sebagai konsep dalam sejumlah tahapan.

Karena tindakannya berurutan, berarti ada tahapan yang dilalui dalam perencanaan, antara lain :

1.Identifikasi Persoalan;

2.Perumusan tujuan umum dan sasaran khusus hingga target-target yang kuantitatif;

3.Proyeksi keadaan di masa akan datang;

4.pencarian dan penilaian berbagai alternative;

5.penyusunan rencana terpilih.

Syarat-Syarat perencanaan yang baik :

· Logis, masuk akal;

· Realistik, nyata;

· Sederhana;

· Sistematik dan ilmiah;

· Obyektif;

· Fleksibel;

· Manfaat;

· Optimasi dan efisiensi.

Syarat-syarat perencanaan tersebut ada karena :

· Limitasi dan kendala;

· Motivasi dan dinamika;

· Kepentingan bersama;

· Norma-norma tertentu.

Faktor-faktor dasar perencanaan :

· Sumber daya (alam, manusia, modal, teknologi);

· Idiologi dan falsafah;

· Sasaran dari tujuan pembangunan;

· Dasar Kebijakan;

· Data dan metode;

· Kondisi lingkungan, sosial, politik dan budaya.

Perencanaan merupakan hal yang harus kita pahami ketika belajar mengenai Perencanaan Wilayah dan Kota (PWK). Tanpa memahami makna dari perencanaan itu sendiri, perencanaan suatu wilayah atau kota tidak akan berjalan dengan lancar.
Itulah catatan kuliah penulis tentang Pengertian atau definisi Perencanaan disertai dengan ciri - ciri, syarat, tahapan dan faktor perencanaan. Catatan berikutnya adalah tentang Paradigma Perencanaan dan Model - Model Perencanaan, Jenis Perencanaan serta landasan rasional perlunya perencanaan.

Perencanaan terjadi pada semua kegiatan. Perencanaan merupakan proses awal dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara pencapaiannya. Perencanaan adalah hal yang sangat esensial karena dalam kenyataanya perencanaan memegang peranan lebih bila dibandng dengan fungsi-fungsi manajemen yang lainnya, yaitu pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Dimana fungsi-fungsi manajemen tersebeut sebenatnya hanya merupakan pelaksanaan dari hasil sebuah perencanaan

Berikut ini adalah pengertian dan definisi perencanaan:

Perencanaan adalah suatu proses yang tidak pernah berakhir. Apabila sebuah rencana telah ditetapkan, maka dokumen menyangkut perencanaan terkait harus diimplementasikan Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pengambilan keputusan tentang "apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

1. DEACON; Perencanaan adalah upaya menyusun berbagai keputusan yang bersifat pokok, yang dipandang paling penting dan yang akan dilaksanakan menurut urutannya guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan

2. DRUCKER Perencanaan adalah suatu proses yang diorganisasi dan dilaksanakan secara sistematis dengan emnggunakan pengetahuan yang ada sesuai keputusan yang telah ditetapkan bersam

3. GOETZ; Perencanaan adalah kemampuan memilih satu kemungkinan dari berbagai kemungkinan yang tersedia dan yang dipandang paling tepat untuk mencapai tujuan.

4. ANONIM; Perencanaan adalah suatu rangkaian kegiatan yang disusun secara sistematis untuk mencapai yujuan yang telah ditetapkan . diputuskan bersama

5. GEORGE PICKETT & JOHN J. HANLON; Perencanaan adalah proses menentukan bagaimana mencapai suatu tujuan begitu tujuan itu ditetapkan

6. STONER ; Perencanaan adalahproses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi. Perencanaan adalah proses menetapkan sasaran atau tujuan dan tindakan yang perlu untuk mencapai tujuan (goal) tersebut

7. CUNINGHAM; Perencanaan adalah menyelesi dan menghubungkan pengetahuan, fakta, imajinasi, dan asumsi untuk masa yang akan datang dengan tujuan memvisualisasi dan emformulasi hasil yang diinginkan, urutan kegiatan yang diperlukan, dan perilaku dalam batas-batas yang dapat diterima dan digunakan dalam penyelesaian

8. HUSEIN UMAR; Perencanaan merupakan kegiatan atau proses membuat rencana yang kelak dipakai perusahaan dalam rangka melaksanakan pencapaian tujuannya

Pengertian perencanaan

Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.

Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.

Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:

1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.

2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.

3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.

Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

2. Fungsi Perencanaan

Robbins dan Coulter menjelaskan fungsi dari perencanaan sebagai berikut:

1. Perencanaan sebagai Pengarah

Perencanaan merupakan upaya untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara lebih terkoordinasi. Dalam hal ini perencanaan adalah sebagai pengarah atau guide dalam usaha untuk mencapai tujuan secara lebih terkoordinasi dan terarah.

2. Perencanaan sebagai Minimalisasi Ketidakpastian

Pada dasarnya di dunia ini tidak ada yang tidak mengalami perubahan. Perubahan-perubahan yang terjadi membawa ketidakpastian bagi organisasi. Kadang perubahan tersebut sesuai dengan apa yang kita inginkan akan tetapi tidak jarang perubahan tersebut tidak sesuai dengan apa yang kita inginkan. Ketidak pastian inilah yang harus diminimalisasikan, dengan adanya perencanaan, ketidak pastian yang akan terjadi di kemudian hari diantisipasi sebelumnya.

3. Perencanaan sebagai Minimalisasi Pemborosan Sumber Daya

Setiap organisasi pasti membutuhkan sumber daya, dengan adanya perencanaan, sebuah organisasi di awal sudah melakukan perencanaan mengenai penggunaan sumber daya sehingga diharapkan tidak terjadi pemborosan dalam hal penggunaan sumber daya yang ada sehingga organisasi tersebut bisa meningkatkan tingkat efisiensinya.

4. Perencanaan sebagai Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas.

Perencanaan berfungsi sebagai penetapan standar dalam pengawasan kualitas yang harus dicapai oleh organisasi dan diawasi pelaksanaannya dalam fungsi pengawasan manajemen. Dalam perencanaan, perusahaan menentukan tujuan dan rencana-rencana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam pengawasan, perusahaan berusaha membandingkan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan realita di lapangan, dan mengevaluasi penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga bisa mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan untuk memperbaiki kinerja perusahaan.

3. Persyaratan Perencanaan

Suatu perencanaan yang baik tentunya harus dirumuskan. Perencanaan yang baik paling tidak memiliki berbagai persyaratan yang harus dipenuhi, yaitu faktual atau realistis, logis dan rasional, fleksibel, komitmen, dan komprehensif.

Faktual atau realistis. Artinya bahwa perencanaan yang akan ditetapkan oleh organisasi harus sesuai dengan fakta dan kondisi tertentu yang akan di hadapi oleh organisasi.Logis dan rasional. Artinya bahwa perencanaan yang akan dirumuskan dapat diterima oleh akal (logis) dan rasional sehingga dapat di dilaksanakan.

Fleksibel. Artinya bahwa perencanaan yang baik bersifat fleksibel dan tidak kaku. Perencanaan tersebut harus bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dimasa mendatang.Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk dapat bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komprehensif. Artinya bahwa perencanaan yang baik harus menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tidak langsung terhadap organisasi. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan satu bagian saja, akan tetapi juga mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain dalam organisasi tersebut.

4. Jenis Perencanaan

Perencanaan mencakup banyak variasi antara lain:

(1) Misi atau Maksud (Mission atau Purpose)

Di dalam masyarakat, setiap entitas mempunyai peran sendiri. Peranan tersebut kemudian menentukan misi atau maksud dari keberadaan mereka dalam masyarakat tersebut. Kalau mereka tidak mempunyai misi atau maksud keberadaan, maka entitas tersebut tidak akan mempunyai eksistensi dalam suatu masyarakat. Misi entitas bisnis biasanya memproduksi dan/atau mendistribusikan barang atau jasa ekonomis

(2) Tujuan

Tujuan merupakan hasil akhir dimana aktivitas atau kegiatan organisasi diarahkan atau ditujukan. Tujuan merupakan rencana organisasi yang paling dasar. Suatu organisasi secara keseluruhan mempunyai suatu tujuan, kemudian bagian-bagian dalam organisasi tersebut juga mempunyai tujuan masing-masing, akan tetapi tujuan dari masing-masing bagian tersebut harus menyumbang atau mendukung tujuan organisasi secara keseluruhan.

(3) Strategi

Strategi merupakan rencana umum/pokok untuk mencapai tujuan organisasi melalui alternatif pemilihan tindakan yang diperlukan dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

(4) Kebijakan

Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan, khususna cara berfikirnya bukan aksinya. Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis.

(5) Prosedur

Prosedur juga merupakan rencana karena menetapkan cara penanganan suatu aktivitas di masa mendatang. Prosedur lebih mengarahkan tindakan, bukannya mengarahkan cara berpikir. Prosedur menjelaskan secara detail bagaimana suatu aktivitas harus dilakukan.

(6) Aturan

Aturan merupakan rencana yang dipilih dari beberapa alternatif, dan harus dilakukan, atau tidak dilakukan. Aturan mengharuskan tindakan tertentu yang spesifik dikerjakan, atau tidak dikerjakan, tergantung situasi yang dihadapi. Aturan berkaitan dengan prosedur karena aturan mengarahkan tindakan, tetapi tidak menyebutkan urutan waktu.

(7) Program

Program merupakan jaringan yang kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan, prosedur, aturan, penugasan, langkah-langkah yang harus dilakukan, alokasi sumber daya dan elemen lain yang harus diakukan berdasarkan alternatif tindakan yang dipilih. Biasanya modal dan anggaran dipakai untuk mendukung program.

(8) Anggaran

Anggaran adalah merupakan rencana yang dinyatakan dalam angka-angka. Anggaran disamping merupakan alat perencanaan, juga merupakan alat pengendalian.

5. Proses Perencanaan

Proses perencanaan bisa dilihat pada bagan berikut:Proses perencanaan dimulai dengan mempelajari lingkungan eksternal organisasi, kemudian dilanjutkan dengan misi, turun lagi ke tujuan organisasi. Tujuan organisasi merupakan kunci efektivitas organisasi.

Tujuan mempunyai beberapa fungsi:

(1) Tujuan memberikan dan menyatukan arah kemana organisasi harus bergerak.

(2) Tujuan dan proses penetapan tujuan akan mempengaruhi perencanaan.

(3) Tujuan dapat berfungsi sebagai alat motivasi karyawan.

Berdasarkan tujuan organisasi, perencanaan dapat dikelompokkan ke dalam 3 jenis perencanaan, yaitu:

(1) Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.

(2) Perencanaan Taktis

Perencanaan taktis ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, yaitu untuk melaksanakan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana ini mempunyai jangka waktu yang lebih pendek (1 – 5 tahun) dibandingkan dengan rencana strategis. Perencanaan taktis biasanya di buat oleh manajemen puncak dan manajemen menengah.

Tujuan taktis biasanya diturunkan dari tujuan strategis. Sebagai contoh, suatu perusahaan mempunyai rencana strategis menstabilkan suplai bahan baku. Rencana taktis kemudian dikembangkan melalui pembelian bahan baku dari perusahaan pensuplai bahan baku.

(3) Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.

Ada 2 jenis rencana operasional:

a. Rencana Tunggal (sekali pakai)

Rencana tunggal adalah rencana yang dilakukan sekali pakai, sebagai contoh ketika perusahaan merencanakan ekspansi, pembuatan pabrik baru, penarikan tenaga kerja baru dan lainnya.

b.Rencana Standing

Rencana standing adalah rencana yang bisa dipakai berulang-ulang. Rencana standing bisa menghemat waktu dan tenaga karena rencana ini bisa diterapkan pada situasi yang sama.

6. Perencanaan Situasional

Perencanaan situasional merupakan perencanaan yang memasukkan alternatif perencanaan yang berbeda. Dapat dikatakan perencanaan situasional adalah perencanaan cadangan, apabila rencana A tidak berhasil karena adanya sebab-sebab tertentu maka rencana B dapat dilaksanakan.

Tahap pertama adalah melakukan perencanaan seperti biasanya, yang kemudian dikembangkan dengan mempertimbangkan kejadian-kejadian situasional. Dalam tahap kedua, perencanaan dilaksanakan, kejadian situasional secara formal diidentifikasikan/dirumuskan. Indikator kejadian situasional dirumuskan/ditentukan. Jika indikator tersebut menunjukkan terjadinya kejadian situasional, alternatif rencana situasional dilakukan. Jika tidak ada kejadian situasional, perencanaan yang semula yang dilakukan.

Kejadian situasional yang dipilih merupakan kejadian yang diperkirakan mempunyai efek (dampak) yang paling serius terhadap pelaksanaan rencana organisasi. Perencanaan situasional terutama bermanfaat untuk organisasi dengan lingkungan yang dinamis, dimana ketidakpastian dan perubahan merupakan fenomena yang umum dalam lingkungan tersebut.

7. Beberapa Alat Bantu Bagi Perencanaan

Beberapa alat analisis atau model yang bisa dipergunakan untuk membantu proses perencanaan antara lain Bagan Arus (Flow Chart), Bagan Gantt (Gantt Chart) dan Jaringan PERT (PERT Network)

(1) Perencanaan dengan Flow Chart

Pendekatan Flow Chart ini biasanya dipakai oleh mereka yang mendalami teknik komputer, teknik atau sistem informasi. Namun pendekatan ini bisa juga dipakai dalam dunia manajemen. Flow Chart adalah model grafis yang menunjukkan model sistem yang menggambarkan kejadian yang berkesinambungan dan keputusan ya atau tidak.

Contoh Flow Chart untuk pembelian buku bacaan

(2) Penjadwalan Melalui Gantt Chart

Penjadwalan adalah salah satu bagian penting dalam perencanaan. Ketika kegiatan organisasi begitu banyak dan berkesinambungan satu dengan yang lainnya, Gantt Chart pada dasarnya membantu manajer untuk dapat mengaturnya melalui proses penjadwalan. Jadi Gantt Chart adalah teknik penjadwalan secara grafis atas berbagai rencana kegiatan.

Contoh Gantt Chart

(3) Perencanaan dengan PERT

PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique. PERT merupakan alat Bantu perencanaan melalui penjadwalan dan penggambaran rencana kerja secara kronologis dan berkelanjutan bagi pekerjaan yang sifatnya tidak rutin, berskala besar maupun kompleks.

Ada 4 konsep yang harus di pahami dalam PERT yaitu:

a. Event atau kejadian

Indikator dari performa pekerjaan baik sebelum maupun sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukkan apakah suatu pekerjaan lain dapat dilakukan atau sebaliknya berdasarkan indikator ini.

b. Activity atau kegiatan

Bagian dari berbagai pekerjaan yang sedag dalam pengerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan.

c. Time atau waktu

Menunjukkan perkiraan waktu pengerjaan dari keseluruhan kegiatan sebagaimana diatur dalam jaringan PERT.

d. Critical Path atau indikator kritis

Menunjukkan waktu kritis bagi pengerjaan kegiatan dalam kerangka path yang dapat diterima atau menunjukkan batas toleransi akan suatu pekerjaan yang dilaksanakan.

8. Hambatan dalam perencanaan

Perencanaan dan penetapan tujuan mempunyai kemungkinan hambatan. Selain itu, sering pula pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan yang direncanakan. Keadaan ini bisa timbul karena:

(1) Kurang pengetahuan tentang organisasi;

(2) Kurang pengetahuan tentang lingkungan;

(3) Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif;

(4) Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang;

(5) Biaya;

(6) Takut gagal;

(7) Kurang percaya diri;

(8) Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.

Menurut Stoner James (1988) ada 2 jenis hambatan utama terhadap pengembangan rencana yang efektif. Pertama, adalah perlawanan internal para calon perencana terhadap penetapan sasaran dan penyusunan rencana untuk mencapainya. Kedua, yang terdapat di luar perencana, yaitu keengganan dan menolak rencana yang membawa perubahan dalam organisasi.

9. Cara mengatasi hambatan

Beberapa cara untuk mengatasi hambatan dalam perencanaan:

(1) Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan.

(2) Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.

(3) Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan rencana baru tersebut diterima.

(4) Menyadari dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.

http://zuhairistain.blogspot.com/2013/03/pengertian-perencanaan.html

- 4 Tahap dasar perencanaan

Menetapkan tujuan atau serangkian tujuan.

Tanpa rumusan dan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumberdaya secara tidak efektif

Merumuskan keadaan saat ini.

Tahap ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik, yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi

Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

Tahap ini untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan

Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk mencapai kegiatan.

Pengembangan dan pemilihan alternatif kegiatan terbaik

http://rezkyevlynputra.blogspot.com/2011/12/proses-perencanaan-dan-empat-tahap.html

- Rencana Operasional

· A. Pegertian perencanaan operasional
Perencanaan operasional umumnya merupakan turunan/terjemahan dari tujuan umum perusahaan dalam rentang waktu tertentu (selama satu tahun umpamanya) berikut rencana stragtegis yang sudah ditetapkan oleh manajemen. Walau demikian perencanaan operasional dapat juga digunakan oleh individu untuk keperluan pribadinya, bahkan dianjurkan agar pekerjaannya terarah dan terorganisir dengan baik.
Perencanaan operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatiannya pada operasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan dengan tujuan mencapai efisiensi.
Perencanaan operasional merupakan kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Rencana operasional (Renop) sekolah merupakan rencana implementasi Rencana stratejik sekolah dalam kurun waktu satu tahun. Renop sering juga disebut Rencana tahunan. Renop berisi langkah-langkah operasional yang akan ditempuh selama satu tahun oleh sekolah, unit-unit, dan atau individu-individu staf dalam rangka mencapai tujuan operasional. Tujuan operasional merupakan jabaran dan tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan stratejik.
Rencana operasional disusun oleh unit-unit atau individu staf yang ada dalam struktur organisasi sekolah dan mengacu pada program yang relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing. Contoh dari rencana operasional antara lain: pengembangan kegiatan kurikuler, pengembangan kegiatan kesiswaan, peningkatan kerjasama dengan masyarakat, dan sebagainya. Rencana operasional berfungsi sebagai alat yang digunakan oleh masing-masing unit penyusunnya sebagai: (1) penjamin bahwa program pengembangan akan terealisasi dalam kegiatan operasional sekolah sehari-hari, (2) pedoman pelaksanaan kegiatan semesteran, bulanan, mingguan, dan harian, dan (3) justifikasi rinci penyusunan Rencana Anggaran dan Belanja tahunan.
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans): Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas (Facilites Plans): Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas&layout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans): Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang/jasa.
5. perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
Perencanaan strategi bertugas mendefinisikan tujuan ideal dan tujuan yang bisa dilaksanakan. Sementara itu perencanaan operasional bertugas menerjemahkan kedua macam tujuan tadi bersama kebijakannya kedalam metode, prosedur, dan koordinasi agar tujuan-tujuan tadi dapat direalisasi. Itulah sebabnya mengapa cunningham dalam pidarta mengatakan perencanaan operasional doing things right, dalam perencanaan operasional kita dituntut melakukan sesuatu dengan benar berbeda dengan perencanaan strategi yang menuntut kita untuk melakukan hal yang benar. Mengerjakan sesuatu dengan benar berkaitan dengan pelaksanaan, performan yang ingin dicapai dan hasil. Perencanaan operasional hanya melakukan perintah perencanaan strategi, ia hanya berusaha agar cita-cita dari perencanaan strategi bisa tercapai.

· B. Langkah-langkah perencanaan operasional
Menurut Morphet dalam Made pidarta (2005:101) prosedur yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan operasional:
1. Mengumpulkan informasi dan analisa data
2. Menyelesaikan perubahan dalam bentuk kebutuhan
3. Mengidentifikasi tujuan dan prioritas
4. Membentuk alternatif-alternatif penyelesaian
5. Mengimplementasi, menilai dan memodifikasi
Dalam melakukan perencanaan operasional maka diperlukan langkah-langkah tertentu. Langkah-langkah tersebut merupakan prosedur yang harus diikuti dalam setiap melakukan perencanaan, sebab tanpa prosedur tersebut maka kurang sempurna perencanaan tersebut. Langkah-langkah itu adalah sebagai berikut :
a. Langkah 1: Menetapkan tujuan. Sering sebuah organisasi mempunyai banyak tujuan, maka harus memilih diantara banyak tujuan tersebut, tujuan dapat dirumuskan sesuai dengan maksud misi dan sasaran yang dikehendaki. Tentu dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki, tujuan yang besar akan sukar dapat dicapai dengan sumber daya yang sangat terbatas, maka harus menetapkan tujuan yang terbaik bagi organisasi.
b. Langkah 2: Memahami atau merumuskan keadaan saat ini. Rencana adalah menyangkut kegiatan dimasa yang akan datang, apa yang dapat dilakukan dimasa yang akan datang sangat ditentukan pula keadaan atau posisi organisasi pada saat ini. Oleh karena itu organisasi harus mengetahui, memahami dan kemudian merumuskan posisinya saat ini. Untuk keperluan itu diperlukan data dan informasi yang relevan dengan tujuan organisasi.
c. Langkah 3: Mengidentifikasikan Kemudahan dan Hambatan. Organisasi harus melakukan identifikasi dan inventarisasi faktor-faktor kemudahan dan hambatan dalam usaha pencapaian tujuan. Dengan mengetahui kemudahan-kemudahan, organisasi akan dapat memanfaat-kannya peluang tersebut sebaik-baiknya. Sebaliknya dengan mengetahui kemungkinan hambatan, maka organisasi sedini mungkin sudah mempersiapkan untuk menanggulanginya atau mengantisipasinya yang akan dirumuskan dan kemudian dirumuskan pada berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan.
Menurut Louis A. Allen perencanaan terdiri dari kegiatan-kegiatan :
a) Meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang.
b) Menetapkan maksud tujuan (objects) sebagai: hasil akhir yang diharapkan: menentukan tujuan atau sasaran (goals/target).
c) Mengarahkan (programming), menetapkan urutan dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan: langkah-langkah yang akan diambil menurut prioritas pelaksananya.
d) Menyusun tata waktu (schedulling), menetapkan urutan waktu yang tepat agar tindakan yang dilakukan dapat berhasil baik.
e) Menyusun anggaran belanja (budgeting), yaitu mengalokasikan sumber-sumber yang tersedia, dinyatakan dalam istilah-istilah keuangan.
f) Memperkembangkan prosedur-prosedur, membuat standar

· C. Komponen-komponen rencana operasional
Komponen-komponen Renop sebenarnya tidak jauh berbeda dengan Program Pengembangan yang dirumuskan dalam dokumen Renstra. Perbedaan pokok antara keduanya terletak pada kurun waktu kegiatan dan rincian dari masing-masing komponen itu. Komponen-komponen Renop meliputi:
1. Latar Belakang dan Rasional adalah alasan atau argumentasi yang mendasari kegiatan yang diusulkan. Beberapa hal yang perlu diuraikan dalam bagian ini meliputi:
a. Penjelasan mengenai akar permasalahan yang telah berhasil diidentifikasi pada telaah diri saat menyusun Renstra, yang akan diselesaikan dengan melaksanakan Renop ini. Masalah tersebut harus dijelaskan sedemikian rupa, sehingga tergambar permasalahan tersebut secara utuh dan menyeluruh (termasuk cakupannya, berat/ringannya, faktor-faktor yg berpengaruh pada permsalahan tersebut).
b. Kebijakan dan tujuan yang dirumuskan dalam Rencana Tindak dalam dokumen Renstra
c. Apabila Renop yang disusun untuk tahun kedua dan seterusnya dari siklus implementasi Renstra, dalam latar belakang juga perlu dikemukakan:
1) capaian-capaian tujuan jangka panjang yang telah diperoleh pada tahun-tahun sebelumnya
2) Masalah dan kendala yang dihadapi yang belum terselesaikan pada tahun sebelumnya.
3) Praktik-praktik baik (good practices) yang diperoleh pada tahun sebelumnya dan perlu dipertahankan pada Renop yang sedang disusun
d. Argumentasi (alasan) tentang mengapa uraian Renop yang akan dilaksanakan adalah pilihan yang paling tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan tersebut diatas. Argumen/alasan tersebut dapat didasarkan pada pembenahan faktor-faktor yang berpengaruh pada akar permasalahan tersebut atau dapat berdasarkan teori ilmiah dan pengalaman dalam menghadapi akar permasalahan tersebut.
2. Sasaran adalah hasil yang akan peroleh pada akhir kegiatan operasional. Sasaran adalah penggambaran hal yang ingin diwujudkan melalui tindakan-tindakan yang diambil sekolah guna mencapai tujuan (target terukur). Sasaran adalah hasil yang akan dicapai secara nyata oleh sekolah atau unit yang ada di sekolah dalam rumusan yang lebih spesifik, terukur, dalam kurun waktu satu tahun.
Dalam sasaran dirancang pula indikator sasaran, yaitu ukuran tingkat keberhasilan pencapaian sasaran untuk diwujudkan pada tahun bersangkutan. Setiap sasaran disertai target masing-masing. Sasaran diupayakan untuk dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu/tahunan secara berkesinambungan sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Rumusan sasaran yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut.
a. Sasaran harus sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku setta sejalan dengan kebijaksanaan pemerintah pusat, propinsi, maupun kabupaten/kota.
b. Sasaran ditetapkan mengacu pada dan merupakan milestone pencapaian visi, misi, tujuan sekolah, strategi, serta kebijakan dan tujuan yang dituangkan dalam Renstra Sekolah.
c. Sasaran harus dapat dijabarkan ke dalam sejumlah indikator kinerja.
d. Sasaran harus mengacu pada masalah-masalah yang teridentifikasi dalam telaah diri dan merupakan upaya yang dikembangkan untuk menjawab isu-isu stratejik.
e. Sasaran harus merupakan tindak lanjut dari pengalaman atau permasalahan yang teridentifikasi pada tahun sebelumnya.
f. Spesifik, sasaran menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, dan bukan cara pencapaiannya.
g. Dapat dinilai dan terukur, sasaran harus terukur dan dapat digunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya.
h. Menantang namun dapat dicapai, tetapi tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
i. Berorientasi pada hasil, sasaran harus mensepesifikasikan hasil yang ingin dicapai.
3. Dapat dicapai dalam waktu tahun tertentu.
4. Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Indikator kinerja harus merupakan sesuatu yang akan dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan, tahap setelah kegiatan selesai dan berfungsi, serta untuk meyakinkan bahwa kinerja hari demi hari organisasi/unit kerja yang bersangkutan menunjukkan kemajuan dalam rangka dan atau menuju tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan. Tanpa indikator kinerja sulit bagi kita untuk menilai kinerja (keberhasilan atau ketidakberhasilan) sekolah atau unit kerja yang ada di bawahnya. Secara umum indikator kinerja memiliki fungsi:
a. Memperjelas tentang apa, berapa dan kapan suatu kegiatan dilaksanakan.
b. Menciptakan konsensus yang dibangun oleh berbagai pihak terkait untuk menghindari kesalahan interpretasi selama pelaksanaan program/kegiatan.
c. Membangun dasar bagi pengukuran, analisis, dan evaluasi kinerja sekolah atau unit kerja yang ada di dalamnya.
Indikator kinerja yang baik hendaknya memenuhi beberapa syarat sebagai berikut:
a. Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada kemungkinan kesalah¬an interpretasi
b. Dapat diukur secara obyektif baik secara kuantitatif maupun kualitatif.
c. Relevan, indikator kinerja harus menangani aspek-aspek obyektif yang relevan dengan sasaran yang ingin dicapai.
d. Dapat dicapai, penting, dan harus berguna untuk menunjukan keberhasilan masukan, keluaran, hasil, manfaat, dampak, dan proses.
e. Harus cukup fleksibel dan sensitif terhadap perubahan.
f. Efektif, data/informasi yang berkaitan dengan indikator kinerja yang bersangkutan dapat dikumpulkan dan dianalisis.
Terdapat enam jenis indikator kinerja yang sering digunakan dalam pengukuran kinerja sekolah, yaitu :
a. Indikator masukan (input): segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan pendidikan dapat berjalan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Indikator ini dapat berupa kualitas siswa baru, kelekatan persaingan dalam seleksi siswa baru, relevansi kurikulum dengan kebutuhan dunia kerja, kualitas Renstra yang disusun sekolah, dan sebagainya.
b. Indikator proses (process): merupakan gambaran mengenai perkembangan atau aktivitas yang terjadi atau dilakukan dalam proses pendidikan di sekolah. Contoh indikator ini antara lain, tingkat kehadiran siswa, tingkat keterlibatan siswa dalam pembelajaran, penerapan PAKEM dalam pembelajaran, tingkat pemanfaatan laboratorium, jumlah siswa yang berkunjung ke perpustakaan, dan sebagainya.
c. Indikator keluaran (output): sesuatu yang diharapkan langsung dicapai dari kegiatan pendidikan. Indikator-indikator seperti peningkatan rata-rata NUN, peningkatan peringkat rata-rata NUN di tingkat kabupaten/kota, atau peningkatan jumlah siswa yang lulus UN, dapat digolongkan sebagai indikator output.
d. Indikator dampak (outcome): segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran kegiatan pada jangka menengah (efek langsung). Inikator ini biasanya sulit dicapai dalam kurun waktu Renop (1 tahun), akan tetapi harus sudah terukur setelah masa siklus Renstra (4-5 tahun) selesai atau hampir selesai. Jumlah siswa yang diterima di jurusan favorit di perguruan tinggi ternama, jumlah siswa yang langsung mendapatkan pekerjaan setelah lulus, semakin pendeknya masa tunggu siswa untuk mendapatkan pekerjaan pertama setelah mereka lulus, adalah contoh-contoh indikator outcome.
e. Indikator akibat (impact): segala sesutu yang merupakan akibat dari outcomes. Peningkatan popularitas sekolah akibat banyaknya siswa cepat mendapatkan pekerjaan, meningkatnya jumlah siswa yang mendaftar sebagai siswa baru akibat dari banyak nya siswa yang diterima di perguruan tinggi unggulan, cepatnya promosi atau perkembangan karir lulusan di dunia kerja merupakan contoh-contoh indikator akibat tersebut.
Untuk mengukur keberhasilan capaian Indikator Kinerja, maka dalam Renop harus dicantumkan kondisi saat disusunnya Renop dan kondisi yang diharapkan dicapai setelah kegiatan dilaksanakan. Kondisi saat disusunnya Renop digunakan sebagai baseline. Selain itu, jika indikator bersifat spesifik maka perlu dijelaskan bagaimana dan kapan indikator itu akan diukur.
5. Rancangan Kegiatan dengan menentukan jenis dan tahap-tahap pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mencapai tujuan operasional selama satu tahun. Pada setiap langkah (sub-kegiatan) harus dijelaskan, maksud dan tujuannya yang ingin dicapai secara ringkas dan jelas. Rancangan kegiatan yang efektif harus memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut.
a. Kegiatan tersebut bukan merupakan investasi atau pengadaan sumberdaya. Namun harus berupa dampak dari investasi atau upaya pemanfaatan investasi. Kegiatan dapat berlangsung terus-menerus sementara investasi merupakan implikasi dan hanya merupakan tahap paling awal dari sebuah kegiatan.
b. Kegiatan tersebut tidak kompleks, sehingga dapat dipahami dengan mudah dan dapat dilaksanakan dengan baik.
c. Kegiatan tersebut dapat diukur tingkat keberhasilannya. Untuk itu perlu ditetapkan indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan yang dapat diukur. Indikator keberhasilan kegiatan, umumnya berupa indikator keluaran (output), namun dimungkinkan untuk mencantumkan indikator keberhasilan dampak (impact/ outcomes).
d. Cakupan kegiatan tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit, karena cakupan ini akan berkaitan dengan beban kerja seorang penanggung jawab. Cakupan kegiatan yang terlalu luas akan meningkatkan beban kerja penanggungjawab.
e. Keluaran (output) maupun dampak (impact/outcomes) kegiatan mempunyai kontribusi yang cukup bermakna (significant) terhadap rencana pengembangan sekolah secara keseluruhan.
f. Keterkaitan antar bagian kegiatan/sub-kegiatan harus terlihat dengan jelas.
g. Keberlangsung kegiatan tergambarkan dengan jelas
6. Sumber daya yang dicantumkan dalam Renop merupakan uraian rinci mengenai jenis, kualifikasi, dan kuantitas sumber daya yang dibutuhkan agar kegiatan/sub-kegiatan yang direncanakan dapat dilaksanakan dan dijaga keberlangsungannya (sustainability). Sumber daya ini dapat meliputi SDM, pra-sarana dan sarana pendidikan, buku-buku perpustakaan, keahlian, informasi, teknologi, sistem manajemen, networking, bahan habis pakai untuk kegiatan manajemen. Sumber daya dan dana yang dibutuhkan antara lain:
a. jenis dan kualifikasi sumber daya manusia, sarana-prasarana, dan informasi yang dibutuhkan dalam implementasi kegiatan.
b. jumlah dan sumber dana yang dibutuhkan untuk pengadaan, peningkatan kualitas, pemeliharaan, dan pengoperasian sumber daya yang dibutuhkan.
7. Jadwal Kegiatan mencakup kapan pekerjaan sesungguhnya dilaksanakan dan batas waktu tugas harus diselesaikan. Sub kegiatan atau tahapan kegiatan yang dicantumkan pada bagian ini, harus sama dengan sub kegiatan atau tahapan kegiatan yang diuraikan pada bagian Rancangan Kegiatan.
8. Penanggung Jawab Kegiatan adalah pejabat atau staf yang bertanggung jawab keterlaksanaan Renop.
D. Menspesifikasi tujuan perencanaan
Analisa bertahap menurut kaufman dalam Pidarta mencakup analisa misi, analisa fungsi dan analisa tugas.
1. Analisis misi
Analisis misi ialah yang dipikul oleh para perencana, sebagai usaha meningkatkan mutu pendidikan mutu pendidikan SMA adalah berupa peningkatan perkembangan para siswa secara total yang menekankan pada aspek afeksi, kognisi¸dan keterampilan. Dalam hal ini bagian-bagian misi/perkembangan total adalah afeksi, kognisi dan keterampilan. Inilah yang disebut analisa misi.
Analisa misi ini digambarkan dengan bagan umum sebagai berikut :

· ……. …………… …………………. ………

· (garis putus-putus adalah hubungan kerja sama).

· 2. Analisis fungsi
Bila fungsi-fungsi telah diperoleh dalam analisis misi, maka masing-masing fungsi ini dianalisa lebih lanjut, agar menjadi lebih spesifik. Pembagian menjadi kognisi tingkat tinggi dan rendah itu dikatakan analisa tingkat satu, dan pembagian kognisi tingkat rendah menjadi tiga kemampuan dinamai analisis tingkat kedua.
Contohnya Bentuk-bentuk layanan yang dapat memberikan kesejahteraan kepada guru dan siswa ialah layanan bimbingan dan konseling kepada masyarakat, layanan pendidikan keluarga, pemasangan listrik dirumah-rumah oleh siswa sekolah teknik listrik, bengkel sepeda motor, layanan hukum, dan konstruksi bangunan oleh para mahasiswa dan sebagainya. Layanan dapat diberikan kepada warga sekolah/kampus dan dapat pula diperluas ke luar ialah kepada warga masyarakat yang membutuhkan.
Usaha patungan antar sekolah dengan masyarakat sebagai salah satu bentuk swausaha sekolah dapat berwujud produksi untuk keperluan kebutuhan sekolah seperti percetakan, pakaian seragam sekolah, fotocopy, hal ini tentu memberi kesejahteraan para guru dan warga masyarakat.
Bagan umum analisa fungsi sebagai berikut:
analisa tertinggi

· analisa tingkat satu

· analisa tingkat dua

· dst dst
3. Analisis tugas
Bagian fungsi paling kecil atau tugas ialah kemampuan mengetahui, memahami, mengaplikasi, menganalisis, mensintesis, dan mengevaluasi. Begitu pula contoh tugas dalam fungsi swausaha sekolah adalah usaha kelas, latihan keterampilan proses, koperasi, produksi, keperluan sekolah, dan pertunjukan kesenian keliling.
Bagian-bagian fungsi yang paling kecil tersebut diatas dalam sistem disebut komponen. Komponen-komponen inilah yang merupakan tugas-tugas nyata yang spesifik bagi para perencana untuk mereka kerjakan agar dapat merealisasi tujuan-tujuan-tujuan yang sudah spesifik pula. Kalau para perencana sudah berhasil mengerjakan komponen-komponen/tugas-tugas ini dengan sukses sehingga memberikan hasil seperti yang diharapkan, maka berarti tugas perencanaan sudah selesai dan misi yang dipikulnya sudah berhasil dengan gemilang.
Kalau para perencana sudah berhasil mengerjakan komponen-komponen/tugas ini dengan sukses sehingga memberikan hasil seperti yang diharapkan, maka berarti tugas perencana sudah selesai dan misi yang dipikulnya sudah berhasil dengan gemilang.
Pendekatan Sistem
Perencanaan memandang tujuan perencanaan atau misi atau program strategi sebagai suatu sistem. Dan sistem itu dianalisis menjadi sub sistem, kemudian diuraikan lagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga menemukan bagian yang paling kecil yang disebut komponen.
Dalam analisis tersebut diatas, fungsi adalah merupakan sub sistem dari misi sebagai sistem. Hasil analisis satu pada fungsi tertentu adalah sub-sub sistem, sedangkan pada fungsi yang lain mungkin sudah melahirkan komponen karena tidak dapat dibagi-bagi lagi.
E. Menentukan standar performan
Dalam perencanaan pendidikan objek yang diperbaiki, dilengkapi, atau diubah adalah semua unsur pendidikan. Jadi bukan hanya sisa yang ditangani, melainkan juga para personalia pedidikan, mencakup sarana prasarana juga, serta masyarakat sekitar yang memberi pengaruh terhadap lingkungan pendidikan.
Standar performan adalah suatu ukuran atau kriteria yang tepat yang diterima oleh umum untuk tujuan perencanaan yang spesifik, sehingga atas dasar kriteria itu para pelaksanaan program/tugas dapat mewujudkan tujuan itu secara tepat pula sesuai dengan kreteria. Contoh standar performan lingkungan belajar ialah iklim organisasi pendidikan yang hangat, komunikasi yang harmonis, kerja sama yang erat/gotong royong, kaya dengan sumber belajar, dan pembimbingan yang penuh dengan kasih sayang.
Cunningham menyatakan disamping memasukkan ukuran (performan standar sebagai target yang diharapkan) juga menyebutkan persyaratan lainnya yang dirlukan oleh setiap tugas agar dapat dikerjakan dengan baik. Syarat tersebut antara lain:
1. Siapa/apa objek tugas tersebut
2. Bentuk kegiatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas itu
3. Ukuran/kriteria/standar performan
4. Kapan dan dimana masing-masing tugas dikerjakan
5. Keahlian apa yang dibutuhkan oleh orang-orang yang akan mengerjakan tugas itu.
Sedangkan pihak-pihak yang dapat terlibat dalam proses evaluasi pelaksanaan perencanaan pendidikan di setiap satuan pendidikan adalah: Kepala sekolah, Guru, Siswa, Komite Sekolah, Pengawas sekolah dan Dinas pendidikan (Vembrianto. 1982; Soenarya, E. 2000; Depdiknas, 2001, 2006 dalam Arifin, 2010).
F. Analisis alat dan metode
Analisis alat dan metode adalah tugas mencari jalan untuk mengerjakan setiap tugas agar menghasilkan tujuan-tujuan spesifik yang telah digariskan bersama atau dengan kata lain apa yang mungkin dapat dipakai menyelesaikan tugas tersebut setelah komponen-komponen atau tugas dikemukakan. Untuk mencapai maksud tersebut dibutuhkan informasi tentang sumber-sumber pendidikan dan kemudian membentuk alternatif-alternatif pemecahan.
1. Sumber-sumber pendidikan
Sumber-sumber pendidikan itu sebagian besar dapat diambil melalui studi dokumentasi, sebab sumber-sumber itu sebagian besar tercatat dalam arsip. Jumlah para pengajar dengan keahliannya masing-masing, banyaknya alat peraga, besarnya uang yang tersedia dan sebagainya semua tercatat dalam dokumentasi. Namun demikian masih banyak pengetahuan-pengetahuan lain yang diperlukan dalam perencanaan yang tidak dapat diambil melalui studi dokumentasi. Lingkungan belajar misalnya hanya bisa diketahui melalui observasi. Begitu pula pada personalia pendidikan untuk mengerjakan pekerjaan tambahan diluar rutin yang dibutuhkan dalam perencanaan hanya dapat diperoleh melalui interview. Mungkin data ini dapat diperoleh melalui angket, tetapi kurang efektif.
2. Analisis alat dan metode yang tunggal
Dalam menentukan alat dan metode ini untuk setiap tugas perlu diperhatikan syarat-syarat yang sudah ditentukan yaitu apa/siapa objek yang ditangani, kapan dan dimana dilaksanakan, keahlian apa yang dibutuhkan oleh pelaksana. Tugas melaksanakan latihan keterampilan membuat wayang kulit misalnya, obyeknya ialah siswa yang melaksanakan latihan membuat wayang kulit yang baik sehingga laku dijual. Bentuk kegiatannya berlatih dan melatih secara berulang-ulang dalam segala aspek pekerjaan membuat wayang, mulai dari menggambar , mengukir, mewarnai, sampai mengisi tangkainya. Standar performanya ialah dapat membuat wayang minimum 10 jenis dalam bentuknya yang tepat dan artistik.
Dengan membuat perencanaan strategi lengkap dengan manajemen personalia atau manajemen manusia, diharapkan kemungkinan-kemungkinan negatif di atas dapat diminimalkan. Namun demikian kemungkinan seperti ini masih tetap ada, sehingga perencanaan pendidikan dikaitkan dengan penelitian tindakan (action research). Supaya program/tujuan pendidikan tertentu dapat dilaksanakan.
3. Analisis alat dan metode yang paralel
Sesudah analisis misi menghasilkan fungsi-fungsi, maka setiap fungsi juga dicarikan alat dan metodenya yang cocok. Sama halnya dengan pada misi, bila ada fungsi yang sukar dicari pemecahannya, berkonsultasi bila diperlukan, atau belajar dari ahli tertentu. Ssesudah jelas tentang cara mengatasi kesulitan itu barulah analisis diteruskan. Perlu diketahui bahwa uraian/deskripsi atau isi alat dan metode pada setiap fungsi sudah lebih mendetail dari pada isi alat dan metode pada misi. Ini berarti setiap hasil tingkat analisis alat dan metode selalu dicocokkan dengan obyek yang ditangani, termasuk pada setiap tugas yang dikerjakan.
4. Pembentukan alternatif-alternatif pemecahan tugas
Banyak alternatif untuk setiap tugas tidak selalu sama. Ada tugas yang memakai alternatif pemecahan empat, ada yang tiga, dan ada pula yang kedua. Yang perlu dihindarkan adalah jangan membuat alternatif terlalu banyak untuk memecahkan suatu tugas. Pembuatan alternatif yang banyak ini cenderung keluar dari hasil berpikir yang tidak cermat. Begitu pula hindari membuat alat dan metode pemecahan hanya satu sebagai cara yang tunggal. Pada umumnya setiap tugas dibuatkan alternatif pemecahannya sebanyak tiga buah.
Informasi yang diperlukan pada setiap penentuan alat dan metode (alternatif) ialah : 1. Efektivitas, 2. Keuntungan, 3. Kelemahan, 4. Persyaratan waktu, 5. Sumber pendidikan yang tersedia, 6. Sumber pendidikan yang dibutuhkan, 7. Persyaratan personalia, 8. Fasilitas yang diperlukan, dan 9. Biaya.
G. Implementasi
Implementasi artinya suatu usaha untuk mencoba konsep tersebut. Sebelum melakukan implementasi perlu mengadakan persiapan terlebih dahulu. Persiapan itu dikenal dengan action planning, yang menyiapkan hal-hal sebagai berikut:
1. Menentukan kunci konsep implementasi seperti objek, metode, alat, pelaksana, dan sebagainya
2. Mengantisipasi kemungkinan hal-hal yang bersifat negatif atau positif akan terjadi
3. Memprediksi hasil dan efek bagi semua pihak
4. Mempertimbangkan kemungkinan perubahan-perubahan biaya dan waktu
5. Menyiapkan tahap-tahap kegiatan pada setiap tugas (job description)
6. Menyiapkan perbekalan
7. Menyiapkan transportasi dan sebagainya
Implementasi perencanaan operasional mengharuskan organisasi untuk menetapkan tujuan, membuat kebijakan, memotivasi karyawan, dan mengalokasikan sumber daya sehingga perencanaan operasional dapat berjalan dengan baik.
Suatu perencanaan baru dipandang selesai kalau ia sudah dapat merealisasi tujuan atau misi yang dicerminkan oleh perwujudan performan yang standar oleh setiap tugas. Performan yang standar ini bisa tampak terwujud kalau implementasi sudah memberikan hasil seperti itu. Ini berarti perencanaan baru dikatakan berakhir ialah kalau implemenatasi sudah selesai, satu kali atau beberapa kali, dengan konsep yang tidak perlu direvisi lagi.

KESIMPULAN
Perencanaan operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatiannya pada operasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan dengan tujuan mencapai efisiensi.
Menurut Morphet dalam Made pidarta (2005:101) prosedur yang harus diperhatikan dalam membuat perencanaan operasional: Mengumpulkan informasi dan analisa data, Menyelesaikan perubahan dalam bentuk kebutuhan, Mengidentifikasi tujuan dan prioritas, Membentuk alternatif-alternatif penyelesaian dan Mengimplementasi, menilai dan memodifikasi.
Untuk menspesifikasi tujuan perencanaan digunakan analisa misi, fungsi dan tugas. Implementasi dari perencanaan operasional dapat dikatakan berhasil apabila mampu merealisasi tujuan atau misi yang dicerminkan oleh perwujudan performan yang standar oleh setiap tugas. Performan yang standar ini bisa tampak terwujud kalau implementasi sudah memberikan hasil.

http://zukhrufarisma.wordpress.com/2012/12/04/perencanaan-operasional/

- Rencana Strategik

· Perencanaan merupakan salah satu empat fungsi manajemen yang penting dan saling terkait satu sama lain. Berbicara tentang perencanaan, kita dihadapkan pada pertanyaan apakah suatu rencana berjalan dengan baik atau tidak. Pertanyaan mendasar ini kiranya aktual diajukan manakala kita melihat realitas keseharian yang menunjukkan banyaknya kegagalan akibat perencanaan yang salah dan tidak tepat. Kesalahan perencanaan dapat berada pada awal perencanaan itu sendiri ataupun pada saat proses perencanaan itu berlangsung.

· Banyak perencanaan pemerintah yang gagal gara-gara apa yang direncanakan tersebut tidak mempunyai pijakan yang relevan dengan kondisi sosial budaya masyarakat. Bahkan kadang-kadang alih – alih prrgram yang dilaksanakan dapat memberdayakan masyarakat, akan tetapi pada akhirnya ternyata malah menciptakan ketergantungan masyarakat kepada pemerintah. Artinya pemerintah selalu memberikan ikan, bukan kail seperti yang sering disampaikan oleh beberapa pakar. Melihat kenyataan ini, timbul tanda tanya besar bagi perencana, kenapa hal ini terjadi. Tulisan singkat ini berusaha mendeskripsiklan kajian perencanaan dalam perspektif yang mendasar berkaitan dengan filosofi , tujuan dan proses perencanaan tanpa pretensi dapat menjelaskan semuanya.

http://ovalhanif.wordpress.com/2009/04/21/perencanaan-strategis-strategic-planning/

- Faktor waktu dan Perenca-naan

faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :

1. waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif

2. waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentangvariabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.

Factor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.

Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.

http://hatakeindrashi.blogspot.com/2011/12/faktor-waktu-dan-perencanaan.html

2. Penetapan Tujuan

- Misi dan tujuan organisasi

Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar. Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai di waktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Dua unsur penting tujuan adalah hasil-hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dan usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan.

3. B. Berbagai fungsi tujuan organisasi

4. 1. Pedoman bagi kegiatan. Fungsi tujuan sebagai pedoman memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan harus tidak dilakukan.

5. 2. Sumber legitimasi. Fungsi tujuan sebagai sumber legitimasi meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya.

6. 3. Standar pelaksanaan. Fungsi tujuan sebagai standar pelaksanaan memberikan langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.

7. 4. Sumber motivasi. Fungsi tujuan sebagai sumber motivasi meningkatkan semangat kerja bagi para anggota.

8. 5. Dasar rasional pengorganisasian. Fungsi tujuan sebagai dasar rasional pengorganisasian berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumber daya, dan implementasi.

9. C. Tipe-tipe tujuan

10. 1. Tujuan kemasyarakatan (societal goals). Masyarakat pada umumnya, contohnya memproduksi barang dan jasa, mempertahankan pesanan, mengembangkan dan memelihara nilai-nilai budaya, dan sebagainya.

11. 2. Tujuan keluaran (output goals). Publik dalam hubungannya dengan organisasi, contohnya barang-barang konsumen, jasa-jasa bisnis, pemeliharaan kesehatan, pendidikan, dan sebagainya.

12. 3. Tujuan sistem (system goals). Pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi, tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil, contohnya penekanan pada pertumbuhan, stabilitas, laba atau cara-cara pelaksanaan fungsi, seperti menjadi ketat atau longgar dikendalikan dan disusun.

13. 4. Tujuan produk atau tujuan karakteristik produk (products goal). Berbagai karakteristik barang- barang atau jasa-jasa yang diproduksi, contohnya penekanan pada kualitas atau kuantitas, gaya, ketersediaan, keunikan, keanekaragaman atau pembaharuan produk.

14. 5. Tujuan turunan (derived goals). Tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaannya dalam pencapaian tujuan-tujuan lain.

15. D. Proses penetapan tujuan

16. 1. Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat paling sedikit sama dengan harganya.

17. 2. Bahwa barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen/ langganan.

18. 3. Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing.

19. 4. Bahwa dengan kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan lebih baik dari sekedar menjaga kelangsungan hidup (survive), yaitu untuk pertumbuhan (growth) dan dapat menghasilkan laba (profitable).

20. 5. Bahwa pelayanan manajemen akan memberikan public image yang menguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modalnya dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi.

21. 6. Bahwa perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.

22. E. Bidang-bidang tujuan

23. 1. Posisi pasar. Perusahaan harus menetapkan tujuan mengenai bagian pasar yang akan direbut.

24. 2. Produktivitas. Produktivitas atau efisiensi adalah rasio antara masukan dengan keluaran organisasi.

25. 3. Sumber daya phisik dan keuangan. Menetapkan tujuan untuk memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku.

26. 4. Profitabilitas. Tujuan-tujuan laba penting untuk mencapai tujuan-tujuan lain, menyangkut penelitian dan pengembangan yang dibutuhkan untuk inovasi, kekuatan keuangan untuk mengganti mesin dan peralatan dan pengupahan yang dibutuhkan untuk menarik personalia.

27. 5. Inovasi. Ada kebutuhan terus menerus akan produk atau jasa baru dan inovatif.

28. 6. Prestasi dan pengembangan manajer. Kelangsungan hidup banyak organisasi tergantung pada kekuatan manajemen yang inovatif.

29. 7. Prestasi dan sikap karyawan. Karyawan operatif melaksanakan sebagian besar pekerjaan normal dan rutin di setiap organisasi.

30. 8. Tanggung jawab sosial dan publik. Tujuan-tujuan ini ditetapkan perusahaan untuk menangani boikot publik, kegiatan-kegiatan hukum, kegiatan-kegiatan pemerintahan, kelompok-kelompok berkepentingan, dan sebagainya.

31. F. Kebutuhan penyeimbangan tujuan

32. Dalam proses penetapan tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan atau campuran optimum tujuan-tujuan, dan memadukan berbagai kepentingan sumber-sumber atau pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi. Tujuan organisasi tidak terbatas pada pemenuhan kepentingan manajemen saja; tetapi juga kepentingan pemegang saham yang menginginkan kenaikan dividen atau harga saham di pasar modal; para langganan (konsumen) ingin memperoleh produk atau jasa dengan kualitas lebih baik, pada harga wajar; para karyawan ingin mendapatkan balas jasa yang sesuai; para penyedia ingin memperoleh kepastian pesanan dan pembayaran; dan masyarakat mengharapkan akan memperoleh berbagai manfaat untuk menaikkan standar hidup mereka. Ini memerlukan penyeimbangan keinginan, kebutuhan dan persyaratan berbagai kelompok yang berbeda.

33. G. Perumusan tujuan

34. 1. Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan.

35. 2. Manajer puncak sebagai perumus tujuan umum, hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan-tingkatan lebih rendah.

36. 3. Tujuan harus realistik, diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal, baik sekarang maupun di waktu yang akan datang.

37. 4. Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang para anggota organisasi.

38. 5. Tujuan-tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh para pelaksana.

39. 6. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum.

40. 7. Manajemen selalu harus meninjau kembali tujuan yang telah ditetapkan, dan bila perlu mengubah dan memperbaikinya sesuai perkembangan lingkungan.

41. H. Management by Objectives (MBO)

42. Management by Objectives atau MBO pertama kali diperkenalkan oleh Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi. Dengan pemngembangan hubungan antara fungsi perencanaan dan pengawasan, MBO membantu menghilangkan atau mengatasi berbagai hambatan perencanaan.

43. I. Pengertian MBO

44. MBO sulit didefinisikan, banyak organisasi mempergunakannya dengan cara-cara yang berbeda dan untuk alasan-alasan yang berbeda pula. Secara umum esensi sistem MBO terletak pada penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang bekerja bersama, penutupan bidang tanggung jawab utama setiap individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil (sasaran-sasaran) dapat diukur yang diharapkan, dan penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian sumbangan masing-masing anggota.

45. J. Sistem MBO formal

46. 1. Komitmen pada program. Program MBO yang efektif mensyaratkan komitmen para manajer di setiap tingkatan organisasi terhadap pencapaian tujuan-tujuan pribadi dan organisasi, serta MBO.

47. 2. Penetapan tujuan manajemen puncak. Program-program perencanaan efektif biasanya mulai dengan para manajer puncak, yang menetapkan tujuan-tujuan pendahuluan setelah berkonsultasi dengan para anggota organisasi lainnya.

48. 3. Tujuan-tujuan perseorangan. Dalam suatu program MBO efektif, setiap manajer dan bawahan merumuskan tanggung jawab dan tujuan jabatan mereka secara jelas.

49. 4. Partisipasi. Derajat partisipasi bawahan dalam penetapan tujuan dapat sangat berpartisipasi.

50. 5. Otonomi dalam implementasi rencana. Individu mempunyai keleluasaan dalam pemilihan peralatan untuk pencapaian tujuan serta mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuan-tujuan mereka tanpa campur tangan atasannya langsung.

51. 6. Peninjauan kembali prestasi. Manajer dan bawahan secara periodik bertemu untuk meninjau kembali kemajuan terhadap tujuan.

52. K. Kekuatan dan kelemahan MBO

53. Kebaikan-kebaikan berbagai program MBO, yang dapat diperinci sebagai berikut :

54. 1. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

55. 2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para manajer menetapkan tujuan dan sasaran.

56. 3. Memperbaiki komunikasi antar manajer dan bawahan.

57. 4. Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi.

58. 5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.

59. Ada dua kategori kelemahan kelemahan-kelemahan MBO yaitu

60. 1. Kelemahan yang melekat (inheren) pada proses MBO ini mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta biasanya meningkatkan banyaknya kertas kerja

61. 2. Kelemahan yang seharusnya tidak ada tetapi sering dijumpai dalam pengembangan dan implementasi program-program MBO dan menyangkut beberapa masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :

62. a. Gaya dan dukungan manajemen.

63. b. Penyesuaian dan perubahan .

64. c. Keterampilan-keterampilan antar pribadi.

65. d. Deskripsi jabatan.

66. e. Penetapan dan pengorganisasian tujuan.

67. f. Pengawasan metode pencapaian tujuan.

68. g. Konflik antara kreativitas dan MBO.

69. L. Membuat MBO efektif

70. 1. Mendidik dan melatih manajer.

71. 2. Merumuskan tujuan secara jelas.

72. 3. Menunjukkan komitmen manajemen puncak secara kontinyu.

73. 4. Membuat umpan balik efektif.

74. 5. Mendorong partisipasi.

http://aldairchristiawan.blogspot.com/2013/04/penetapan-tujuan-organisasi.html

- Fungsi tujuan

· Manager sering melakukan kesalahan yang sama. Para manager selalu memulai kegiatan-kegiatan dan membuat keputusan-keputusan tanpa menetapkan suatu kerangka tujuannya terlebih dahulu, diman hal ini sangat penting untuk mengarahkan pembuatan keputusan dalam organisasi. Tujuan itu sendiri adalah hasil akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai dan harus di raih. Setiap tujuan kegiatan-kegiatan tersebut dapat juga disebut sebagai sasaran atau target.

· Sebelum kita menentukan tujuan dalan suatu organisasi, kita harus menetapkan misi organisasi terlebih dahulu. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi akan maksud organisasi, misi organisasi adalah maksud khusus dan mendasar yang membedakan suatu organisasi dengan organisasi lain.

· Setelah menetapkan misi organisasi baru kita menetapkan tujuan organisasi. Tujuan organisasi adalah suatu pernyataan yuang kuat tentang keadaan yang diingankan dimana organisasi tersebut bermaskud untuk merealisasikannya menjadi kenyataan.

Fungsi Tujuan dalam Organisasi

· Konsep tujuan organisasi di pandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan antara lain sebagi berikut :

· 1. Patokan Bagi Kegiatan bagi kegiatan-kegiatan yang ada dalam organisasi, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan

· 2. Sumber Legitimasi dengan meningkatkan kemampuan kegiatan-kegiatan yang dilakukan, berguna untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkansumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya

· 4. Sumber Motivasi untuk mendorong anggota lainnya dalam melaksanakan tugasnya, misalnya dengan memberikan intensif bagi anggota yang melaksanakan tugasnya dengan baik, menghasilkan produk di atas standar dan lain sebagainya yang akhirnya dapat mendorong para anggota lainnya.

· 5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi yang saling berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan.

Fungsi perumusan strategi dalam organisasi sering juga mengguna istilah “grand strategy”, diantaranya adalah perumusan visi, misi, tujuan (objective), kebijakan (policy), dan strategi, serta perencanaan tentang bagaimana pengorganisasian (organization planning) seluruh kegiatan dalam menjalankan strategi tersebut.

· Organization Planning memberikan arahan kepada setiap awak organisasi, kemana organisasi akan dibawa di masa yang akan datang. Ditinjau secara hirarki, fungsi ini berada pada tingkatan tertinggi. Prosesnya memerlukan pemahaman yang mendalam serta analisis yang cermat dan cerdas tentang berbagai perkembangan kondisi lingkungan strategis, seperti perkembangan teknologi, ekonomi sosial budaya, politik, bahkan bagi beberapa organisasi diperlukan kajian tentang sejarah di masa silam. Permasalahan yang dihadapi sangat kompleks dan dinamis, sehingga penuh ketidakpastian, namun harus dapat dikenali secara cerdas untuk mengurangi tingkat ketidakpastian tadi. Untuk itu diperlukan personil yang memiliki daya abstraksi kuat, kemampuan yang solid dalam melakukan analisis terhadap perkembangan lingkungan strategik, serta melakukan sintesa terhadap perkembangan iptek. Tujuan utama dari penyelengaraan ini adalah tercapainya tujuan secara efektif.

http://ais-zakiyudin.blogspot.com/2012/05/fungsi-tujuan-dalam-organisasi.html

- Managemen By Objective (MBO)

Sebuah model manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi dengan jelas mendefinisikan tujuan yang disepakati oleh kedua manajemen dan karyawan. Menurut teori ini, memiliki suara dalam penetapan tujuan dan rencana aksi harus memastikan partisipasi yang lebih baik dan komitmen di antara karyawan, serta keselarasan tujuan di seluruh organisasi. Istilah ini pertama kali dijelaskan oleh guru manajemen Peter Drucker pada 1954 dalam bukunya "The Practice of Management."

http://www.investopedia.com/terms/m/management-by-objectives.asp

3. Pebuatan Keputusan

Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat dibuat manajer. Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan siapa yang akan melaksanakna setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses peerenacanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi pembuatan keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas rencana yang disusun.
Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. George P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari pembuatan pilihan ( choice making) dan dari pemecahan masalah ( problem solving). Dipihak lain, banyak penulis dan manajer menggunakan istilah “pembuatan keputusan dan pemecahan masalah” sebagai istilah yang dapat dipertukarkan, dan dalam bab ini akan digunakan istilah pembuatan keputusan yang mencakup artian keduanya.

http://pembuatan-keputusan.blogspot.com/

- Tipe-tipe keputusan

· Pada dasarnya tipe-tipe pengambilan keputusan dapat dibedakan menjadi dua hal, yaitu:

· 1. Keputusan yang diprogramkan :

· Keputusan yang diprogramkan merupakan keputusan yang direncanakan sesuai dengan kebiasaan, aturan, atau prosedur yang berlaku. Biasanya hasil atau dampak dari keputusan ini tidak mengejutkan karena cenderung berulang-ulang dan lebih bersifat rutinitas. Kehadiran keputusan ini sering dengan mudah dapat diantisipasi sebelumnya oleh karyawan. Untuk lebih jelasnya dapat diberikan contoh dari tipe keputusan ini: Kegiatan audit mutu internal, Rapat tinjauan manajemen, Pemeliharaan rutin, Pemeliharaan suku cadang secara rutin, Mengikuti pelatihan yang direncanakan.

· 2. Keputusan yang tidak diprogramkan :

· Keputusan yang tidak diprogramkan merupakan keputusan yang tidak direncanakan sebelumnya. Biasanya berkenaan dengan masalah-masalah baru dan bersifat khusus. Dalam menangani tipe keputusan ini, pimpinan cenderung menggunakan pertimbangan, intuisi, dan kreativitas. Tipe keputusan ini relatif lebih sulit dibandingkan dengan keputusan yang diprogramkan. Waktunya sering tidak bisa diduga, bersifat darurat dan segera sehingga cukup menyulitkan pimpinan dalam mengambil keputusan. Untuk lebih jelasnya dapat diberikan contoh dari tipe keputusan ini: Keluhan dari pelanggan, Keterlambatan distribusi ke pelanggan, Kerusakan mesin yang berakibat fatal, Pengunduran diri personel inti, Unjuk rasa dan pemogokan karyawan.

http://nuugraahaailsa.blogspot.com/2012/10/tipe-tipe-pengambilan-keputusan.html

- Proses pembuatan keputusan

Proses Pengambilan Keputusan dalam Organisasi

Pengambilan keputusan adalah menentukan suatu jalan keluar dengan berkomunikasi secara bersama - sama. Keputusan terdiri dari :

· Keputusan Strategis

Yaitu keputusan yang dibuat oleh manajemen puncak dari suatu organisasi.

· Keputusan Taktis

Keputusan yang diambil oleh manajement menengah.

· Keputusan Operasional

Keputusan yang dibuat oleh manajemen bawah.

Pengambilan keputusan secara universal didefinisikan sebagai pemilihan diantara berbagai alternative. Pengertian ini mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah. Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan:

Menurut Herbert A. Simon, Proses pengambilan keputusan pada hakekatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:

Kegiatan Intelijen

Menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.

Kegiatan Desain

Tahap ini menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.

Kegiatan Pemilihan

Pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.

http://tkampus.blogspot.com/2012/04/proses-pengambilan-keputusan-dalam.html

4. Keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan

Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.

1. Pembuatan Keputusan Kelompok

Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara kelompok

Kebaikan

Kelemahan

Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahhuan yang lebih besar.
Dalam pengembangan alterna-tif, usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi.
Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar.
Dalam pemilihan alternatif kelompok lebih dapat meneri-ma risiko disbanding pembuat keputusan individual.
Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individudal lebih termotivasi untuk melaksanakan keputus-an.
Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda- beda.
Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.
Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat.
Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.
Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelompok.

1. Implementasi suatu keputusan apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.

Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangant memakan biaya.
Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efesien bila keputusan harus dibuat dengan cepat.
Keputusan kelompok, dalam berbagai kasus, dapat merupakan hasil kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok.

5. Bila atasan terlilbat, atau salah satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataannya bukan kep

http://meistyjulian.wordpress.com/2011/12/07/keterlibatan-bawahan-dalam-pembuatan-keputusan/

soft skill

Selasa, 26 November 2013

tugas 2

Tidak ada komentar:

Posting Komentar